各科室、普查中心、学会、工会：
为进一步规范我局档案管理工作，经研究，现制定《上海市宝山区统计局档案管理制度》，请严格按照要求执行。
附件：《上海市宝山区统计局档案管理制度》
上海市宝山区统计局
2020年7月13日
附件
上海市宝山区统计局档案管理制度
第一章 总则
一、为加强宝山区统计局（以下简称区局）档案管理的科学化、制度化和规范化，有效服务统计工作，根据《中华人民共和国档案法》及上海市档案局《上海市归档文件整理操作细则》等要求，结合统计工作实际，制定本制度。
二、区局档案是指在从事党政管理、统计工作、廉政建设等活动中直接形成的，具有保存和查考价值的各种文字、图表、声像记录。档案工作是重要基础工作之一，是维护区局历史真实面貌的一项重要工作。
第二章 档案归档原则
三、凡是反映本部门职能活动的、已经办理完毕的、具有查考保存价值的文件都应予以整理归档。
第三章 文件整理方法和归档要求
四、归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。归档文件整理，是将归档文件以件为单位进行组件、装订、分类、排列、编号、编页、编目、装盒等，使之有序化的过程。部门文件材料要按形成规律和内在联系分门别类排列、归档。
五、归档文件整理的原则是遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系；区分不同价值，便于保管和利用；符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或辅助管理；保证纸质文件和电子文件协调统一。
六、归档文件的质量要求
（一）归档文件应收集齐全完整，准确划分保管期限。本单位形成的文件是归档重点。
（二）整理归档文件所用的书写材料、纸张、装订材料、装具等应符合档案保护要求。
（三）归档电子文件及其元数据应具备国家法律法规规定的原件形式，并符合真实性、可靠性、完整性、可用性要求。
（四）涉密归档文件的管理应符合国家和本市相关规定。
七、纸质归档文件整理方法
（一）组件
归档文件以件为基本单位进行整理，一般以每份文件为一件。正文与附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件（收文处理单在前，收文在后；发文正本在前，发文稿纸和定稿在后）。一般情况下，一次审批、审查、核准、处罚、处分、复议、国家赔偿形成的文件材料应作为一件。
（二）装订
归档文件应按件装订。对于不符合要求的文件材料，应修整以后再进行装订。原装订方式符合要求的，可以维持不变。
用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质，不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等进行装订。
永久保管及其他依法向区档案局移交的归档文件，宜采用线装法装订。一般使用左侧“三线一孔”装订；页数较少的可采用左上角直角装订或缝纫机轧边装订；不使用不锈钢或封套装订。
其他定期保管的归档文件，装订方式可参考永久保管的执行，也可以使用不锈钢订书钉、浆糊等装订，但应保证装订材料符合档案保管期限内的耐久性需求。
（三）分类
一般采用年度--保管期限--机构分类方法。实体分类时将文件按不同年度、不同保管期限、不同机构等进行相对集中，同一事由的文件尽量排在一起。
1．按年度分类：将文件按形成年度进行分类，一个年度一类，归类时一般以文件签发日期为准。跨年度的计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进及法规性文件等，按文件签发日期归类。跨年度会议的文件、跨年度办理的文件等，一般归入办结年度，但时间跨度大、文件材料多、不及时归档影响文件齐全完整的，也可按文件形成年度分别归类。未标注日期的文件，应尽量考证其形成年度；确无法考证的，按其归档年度归类，并在备注项加以说明。
2．按保管期限分类：按照宝山区档案局批准的《宝山区统计局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，对归档文件按划定的保管期限进行分类。事业单位结合实际参照执行。
（四）排列
部门归档文件材料的排列，在分类方案的最低一级类目内依据时间结合事由排列。同一事由的归档文件按文件形成时间的先后顺序集中排列；不同事由的归档文件，一般按事由办结时间的先后顺序排列；会议文件、统计报表、简报刊物等成套性文件材料可分别集中排列。
先将文件分永久、30年、10年三类，再在每类中按类名号由小至大排列。
纸质文件整理方法是：
1．正本在前，底稿附后。
2．发文文件的排列是：正文—发文稿纸—定稿。
3．收文文件的排列是：收文处理单—收文。
4．批复在前，请示在后；复函在前，去函在后。
5．统计资料类按编号数从小到大排序排列。
6．每份文件的正文只归1份，如有传真件、发现带有铅笔、圆珠笔、红墨水或纯兰墨水等字迹，应复印1份归档。
7．会议通知、调查通知须分别附有关会议材料、汇报、调查方案、结果（数据材料及文字报告）。
8．凡要归档的文件，必须有正式单位的印章。在整理归档文件时，要仔细核查是否有印章。如无印章，须及时加盖印章。无印章的文件不具备法律效力，不能归档。如遇到发文有误时，需要归重新印制的文件，有误的文件不归档。
（五）编号
归档文件应依据分类方案和排列顺序逐件编号，档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。
档号基本机构为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。
1．全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号，一般以4位数字或字母与数字结合标识，按照《档号编制规则》（DA/T13-1994）编制。
2．档案门类代码：文书类档案一般以“文书”汉语拼音首字母“WS”标识。
3．年度：以4位阿拉伯数字标注公元纪年。
4．保管期限：永久、定期30 年、定期10年分别以“Y”、“D30”、“D10”标识。
5．机构（问题）代码：以3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”。代码相对固定，并在每年的归档文件目录后附对照说明。未按机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。
6．件号：单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，以4位阿拉伯数字标识，不足4位的前面用“0”补足，每一类目从“0001”起编。
7．归档章：归档文件应在首页空白处加盖归档章并填写相关内容，一般盖在上端居中位置，横式文件可盖在右侧居中位置。归档章不应叠压页面图文。
（六）编页
纸质归档文件以件为单位编制页码，不同的件之间页码不连续编制；页码应逐页编制，不漏号，不重号。一面有效图文页面为一页，空白页不编页码。折叠的归档文件按未折叠时的有效图文页面进行编页；页码一般标注在文件正面右上角、背面左上角的空白位置。
（七）编目
1．归档文件应依据档号顺序，逐件编制归档文件目录，一件只著录一条条目。编目应准确、详细，便于检索。部门移交的归档文件目录，需部门主管、移交人签字后归档。
2．归档文件目录设置：序号、档号、文号（一般由机关代字、年度、发文顺序号组成，没有文号的不填写）、责任者（制发文件的组织或个人，应填写全称或规范化简称）、题名（文件标题。无标题或标题不规范、不能反映主要内容、不便检索的，应全部或部分自拟标题，外加“[ ]”）、日期（文件的形成日期，采用8位阿拉伯数字填写）、密级（根据文件实际标注情况填写，没有密级的不填写）、页数（每一件归档文件的页面总数，与编页情况保持一致，用阿拉伯数字填写）、备注等项目。其中，序号、档号、责任者、题名、日期、页数为必填项；文号、密级为条件必填项，备注为选填项。
3．归档文件目录表格采用国际标准A4幅面，横向设置。
4．归档文件目录应装订成册。应包括目录封面（设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构等项目）和归档文件目录两部分。
（八）装盒
1．归档文件按档号顺序装入档案盒。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。
2．每盒应填写备考表，置于盒内所有归档文件之后。备考表项目包括包括盒内文件情况（盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况）、整理人、整理日期、检查人和检查日期。
（九）排架
归档文件装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方法一致，排架方法应避免频繁倒架。
八、归档电子文件的整理应按《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）执行。
（一）组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目应完全符合纸质文件整理方法的规定。
（二）归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 48、DA/T 38等标准执行。
（三）归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T18894等标准的应用系统。
电子文件整理要求：
1．电子文件与纸质文件应一一对应，排序保持一致。
2．文件归档的基本信息要填写完整、准确。
九、归档文件可随办随归，最迟不应超过文件形成后次年的6月底。
第四章 档案管理责任制
十、区局档案工作由分管办公室的局领导分管，办公室牵头文书、音像档案等的管理工作，各部门按各自权限对本部门的档案工作进行管理，并指定专人负责。
十一、档案专职人员岗位职责
（一）负责宣传、贯彻和实施《档案法》、《上海市档案条例》等档案工作的法律、法规，建立健全机关档案工作的规章制度。
（二）负责对各部门形成的各种文件材料的收集、整理和归档工作进行监督和指导。
（三）负责统一管理各种档案，维护档案的完整、准确与安全，积极提供利用，为上级领导和部门的工作提供服务。
（四）定期组织各科室、部门档案兼职人员进行档案业务培训。
（五）负责按时向上级档案行政管理部门报送档案工作材料。
（六）负责按规定向档案馆移交应进馆的档案。
十二、档案兼职人员岗位职责
（一）执行档案工作的法律法规及机关档案工作的规章制度，接受档案工作人员的指导。
（二）负责本部门形成和收到的文件材料的收集、整理和归档。
（三）参加区局组织的档案业务培训等活动。
十三、档案的销毁与安全保密管理相结合，档案销毁应统一交市保密局销毁；档案的借阅、查询应向档案所在部门提出申请，并做好记录。
第五章 声像档案管理
十四、声像档案是指国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值的照片、录音带、录像带、影视片等不同载体的历史纪录。
十五、声像档案是本单位档案的组成部分，应收集齐全、规范整理，由档案部门实行集中统一管理。
十六、声像材料的归档范围
（一）党和国家领导人有关统计工作活动的录像、录音、照片；
（二）区统计工作会议及其他重要统计会议的录像、录音、照片；
（三）重大统计调查活动的重要录像、录音、照片；
（四）重要统计活动的录像、录音、照片；
（五）局领导和局重要活动的录像、录音、照片；
（六）其他有保存价值的录像、录音、照片等。
声像档案实行录（照）、管分开的原则，即主办部门负责组织录像、录音、照相等工作，办公室负责收集、管理工作。
十七、声像材料的归档要求
（一）凡是归档的声像材料，必须图像清晰、声音清楚，并加以必要的文字说明。
（二）归档的声像材料，必须是原版、原件。归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，不能对数码照片的内容和EXIF信息进行修改和处理。
（三）各部门应将声像材料的收集、整理、归档工作纳入本部门职责，明确专人负责，按规定向档案部门归档。任何部门和个人不得据为己有。
十八、声像档案整理
（一）照片档案整理方法，按照国家档案局制定的《照片档案管理规范》和《数码照片归档与管理规范》执行。
照片档案著录由原版底片、照片和文字材料三部分组成。
数码照片著录由照片和文字材料组成。
文字说明材料包括事由：照片所反映的活动内容；时间：照片拍摄的时间；地点：照片活动的场所；人物：照片上的主要人物的单位、姓名、职务；摄影者：拍摄照片的单位和人；背景等要素，概括揭示该张数码照片所反映的主要内容。
照片档案于次年6 月底前完成归档，照片和底片数量、内容要完全一致。照片办理归档是由制作单位指定专人将照片档案移交档案室，档案室工作人员检查和清点后办理移交手续。对归档的照片按保管期限-年度分类，同一照片组内的照片按照形成时间进行排列，编制照片档案目录。
（二）录像带、录音带、影视片整理方法。
一般按问题（内容、事由）进行分类。分类时尽可能做到：永久性和周转性分开；机密性和一般性分开；不同版种（原版、复制版等）分开，每盒（盘）的外套上要贴有标签。注明：内容、主要人物、形成日期、编号、型号和保管期限等，并编制目录。
十九、声像档案的保管
（一）局声像档案，原则上由局档案室集中统一保管。
（二）存放声像档案的库房，应能防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防有害气体。录音带、录像带均应竖放在专用柜内。
（三）录像、录音、照片要做到定期检查。如发现问题，应及时采取措施加以补救。
第六章 档案利用
二十、应严格按照以下规定合理利用档案。
（一）借阅档案必须严格按制度办事，本单位工作人员借阅档案要办理借阅手续。
（二）外单位人员借阅档案，必须持单位介绍信，并注明查阅的内容、范围、目的。
（三）借阅涉密文件，需经保密领导小组领导批准。
（四）档案资料一般不外借，如特需外借时，属一般性的，需办公室主任批准；属涉密的，需经分管局领导批准。
（五）外借档案应妥善保管，及时归还。借阅时间最长不超过半个月，延期借阅需重新办理借阅手续，并不得擅自扩大阅读范围。
（六）不得擅自翻拍、复印档案材料，不得转借他人，严防泄密和遗失。
（七）借阅者应爱护档案文件，严禁在档案上圈划、涂改、剪裁、拆装和增删内容，并注意防止墨水、汗渍、水渍等对档案的污染。
第七章 档案保密管理
二十一、严格遵守国家保密制度，在对外交往、公共场所、私人交往、通信中不得泄露党和国家的机密，不得私自向外提供档案或档案内容。
二十二、涉密档案要严格控制调阅范围，经有关领导审批同意后方可借阅。党组会议记录需经党组书记审批；有关人事的档案，需经办公室审批；有关业务的统计数据，需经综合社会统计科科长审批。
二十三、利用者由于工作需要使用档案，应妥善保管，不得擅自扩大阅读范围，用毕及时归还，机密档案不得借离档案室。
二十四、严禁档案文件材料外出复印，业务档案原则上只限本业务科室借阅，其他科室同志确因工作需要调阅时，需经有关领导批准后，才可借阅。
二十五、及时清理调整密级，做好到期档案的鉴定、销毁工作。
二十六、遵守档案鉴定销毁制度，按规定到指定场所销毁档案，以防泄密。严禁向废品收购部门出售档案文件材料。
二十七、对有档案失窃、泄密行为者，要视情节轻重给予批评、通报或处理，对故意泄密、盗窃或出卖档案者，要依法追究责任。
第八章 档案库房管理
二十八、区局档案存放于本局档案库房。
二十九、档案库房应配备库房技术专门管理人员，落实岗位职责。库房内配有自动调节的档案密集架，分门别类、摆放整齐。库房内温度控制在14-24℃之间，相对湿度一般控制在45-60%之间，在梅雨和多雨季节要注意库房内的防汛安全。安装空调，调节库房温度，保证库房内档案资料安全。
三十、档案库房要切实做好安全防火工作。要远离火源。如距火源较近，必须采取安全隔离措施，并配备足够的灭火设备。档案库房内不准吸烟，更不得生火炉取暖。特别要注意用电安全，下班时要切断库房电源。
第九章 附则
三十一、本制度由办公室负责解释。
三十二、本办法自印发之日起施行。