局属各基层单位:
根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》(国家档案局令第13号)、《重大活动和突发事件档案管理办法》(国家档案局令第16号)等法律法规要求,为了更好推进2020年度文件材料归档工作,不断提升我局档案管理规范化、标准化、科学化水平,现将有关事项通知如下:
一、归档范围
根据国家档案局令第8号、第10号规定,各单位要对照本单位《文件材料归档范围和档案保管期限表》认真开展文件材料的收集工作,将本单位2020年度工作中形成的、具有保存价值的文字、图表、声像、电子等文件材料进行全面收集整理,确保各门类(文书、科技、会计、声像、实物、专业、电子等)、各载体档案的齐全完整。
2020年度要加强本单位重点工作、重要活动的文件材料的收集,做到应收尽收,应归尽归。尤其要进一步加强新冠肺炎疫情防控工作各类文件材料的收集,做到规范整理、安全保管。
二、归档时间
于3月底前完成各类文件材料的收集工作,同时开展本单位《文件材料归档范围和档案保管期限表》的修订工作;于6月底前完成年度文件材料的整理工作;于8月底完成全部归档文件的目录录入编制、档案装盒和入库上架工作。
请各单位于3月5日前填写《宝山区档案管理人员情况表》(见附件),及时将人员更新情况反馈至局办公室;于3月底前将本单位修订后的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》,报至局办公室进行备案。(联系人宋律平,56567100-868。)
三、整理规范
各门类档案要依据行业标准进行规范整理,做到“分类科学、期限准确、装订标准、排列有序、档号规范、装具统一”。
文书档案:《宝山区归档文件整理操作细则》(2017年修订版)(沪宝档〔2017〕4号);
会计档案:《会计档案管理办法》(财政部79号令)、关于转发上海市财政局、上海市档案局《关于贯彻实施<会计档案管理办法>的通知》的通知(宝财〔2016〕78号);
科技档案:《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822—2008)、《建设项目档案管理规范》(DA/T 28—2018)、《科学技术研究档案管理规定》(国家档案局第15号令);
声像档案:《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)、《数码照片归档与管理规范》(DA/T 50—2014)、《录音录像档案管理规范》(DA/T 78—2019);
电子文件、电子公文:《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894-2016)、《国家档案局关于修改〈电子公文归档管理暂行办法〉的决定》(国家档案局第14号令);
专业档案:按相关专业档案标准整理。
四、工作要求
1、加强领导,落实责任。各单位要依法依规开展好文件材料的收集整理工作,强化组织领导,明确责任分工,落实各项档案管理规章制度,抓严抓实年度归档工作。
2、注重收集,健全门类。各单位应高度重视各门类、各载体文件材料的收集归档,尤其要加强声像档案、实物档案、科技档案和电子文件的收集整理。
3、有序推进,强化监管。各单位要准确把握档案工作各个时间节点,有序推进工作的开展;加强对本单位各部门文件材料归档工作的监督指导。要采取有效措施,按时完成2020年度归档工作,严防文件材料的散失和损毁,保障档案实体和信息安全。