BSZN-9016-2016/00
业主大会、业主委员会备案
办事指南
2016-12-01发布 2017-01-01实施
庙行镇人民政府 发布
业主大会、业主委员会备案办事指南
一、适用范围
本指南适用于本行政区域内的业主大会、业主委员会备案的申请与办理。
二、事项名称和代码
事项名称：业主大会、业主委员会备案。
事项代码：9016。
分项名称：新办、变更备案、换届备案。
三、办理依据
1.《物业管理条例》第十六条第一款 业主委员会应当自选举产生之日起30日内，向物业所在地的区、县人民政府房地产行政主管部门和街道办事处、乡镇人民政府备案。
2.《上海市住宅物业管理规定》第二十一条 业主委员会自选举产生之日起三十日内，持下列文件向乡、镇人民政府或者街道办事处备案：
（一）业主大会会议记录和会议决定；
（二）业主大会议事规则；
（三）管理规约；
（四）业主委员会成员的名单和基本情况。
乡、镇人民政府或者街道办事处对依法选举产生的业主委员会出具业主大会、业主委员会备案证明和印章刻制证明。业主委员会应当依法刻制和使用印章。
第二十五条第二款 新一届业主委员会选举产生后，应当在三十日内向乡、镇人民政府或者街道办事处办理换届备案手续，并由物业所在地房管办事处在备案后十日内，将其保管的前款所述物品移交新一届业主委员会。
第二十八条 业主委员会的名称、所辖区域范围、成员、业主大会议事规则和管理规约发生变更的，业主委员会应当在三十日内向乡、镇人民政府或者街道办事处办理变更备案手续。
因物业管理区域调整、房屋灭失或者其他原因致使业主委员会无法存续的，业主委员会应当在三十日内向庙行镇人民政府办理注销备案手续。
第二十九条 按照本规定第二十一条、第二十五条、第二十八条规定，乡、镇人民政府或者街道办事处受理业主委员会备案后，应当在二十日内完成备案手续，并将备案资料抄送区、县房屋行政管理部门。
3.上海市住房保障和房屋管理局《关于印发<加强本市住宅小区业主大会、业主委员会建设的若干规定>的通知》（沪房管物〔2011〕345号）第七条第五款规定：业主委员会依法选举产生后，应按规定办理备案手续。业主委员会备案的有关事项发生变更的，应当变更备案。
四、办理机构
（一）办理机构名称及权限
庙行镇人民政府负责审批业主大会、业主委员会备案。
（二）审批内容
对本行政区域内的业主委员会申请备案的材料是否符合相关政策法规规定进行审查。
（三）法律效力
经庙行镇人民政府审查，符合相关政策法规规定予以备案,出具业主大会、业主委员会备案证明和印章刻制证明。业主委员会方可依法刻制和使用印章。
（四）审批对象
本行政区域内的业主大会、业主委员会。
五、审批条件
（一）新办
1. 准予批准的条件：
（1）业主大会组建、业主委员会换届、业主大会、业主委员会名称、业主委员会办公场所、业主大会所辖区域范围、业主委员会主任、副主任、业主大会议事规则、管理规约、专项维修资金管理规约等符合规定程序、内容真实有效。
（2）申请资料齐全，核对无误。
2．不予批准的情形：
申请资料不齐，或有误。
（二）备案变更
1. 准予批准的条件：
申请资料齐全，核对无误。
2．不予批准的情形：
申请资料不齐，或有误。
（三）换届备案
1. 准予批准的条件：
申请资料齐全，核对无误。
2．不予批准的情形：
申请资料不齐，或有误。
六、审批数量
本审批事项无数量限制，符合条件即可通过审批。
七、申请材料
（一）形式标准
纸质申请材料。
（二）行政审批申请材料目录
1.新办
|
序号 |
提交材料名称 |
原件/复印件 |
份数 |
纸质/电子 文件 |
要求 |
|
1 |
业主委员会成立备案表 |
原件 |
3 |
纸质 |
|
|
2 |
业主大会筹备系列公告 |
原件 |
1 |
纸质 |
|
|
3 |
业主大会会议纪要 |
原件 |
1 |
纸质 |
|
|
4 |
《业主大会议事规则》 |
原件 |
1 |
纸质 |
|
|
5 |
《管理规约》 |
原件 |
1 |
纸质 |
|
|
6 |
《专项维修资金管理规约》 |
原件 |
1 |
纸质 |
|
|
7 |
业主委员会成员产权证明 |
复印件 |
1 |
纸质 |
|
|
8 |
业主委员会第一次会议纪要 |
原件 |
1 |
纸质 |
|
|
9 |
1：500地籍图 |
原件 |
1 |
纸质 |
红线圈出小区四至范围 |
|
10 |
业主委员会办公场所证明 |
原件 |
1 |
纸质 |
2.备案变更
|
序号 |
提交材料名称 |
原件/复印件 |
份数 |
纸质/电子 文件 |
要求 |
|
1 |
业主委员会变更备案表 |
原件 |
3 |
纸质 |
|
|
2 |
变更内容及相关事项的证明材料 |
原件 |
1 |
纸质 |
|
|
3 |
原业主大会业主委员会备案证书 |
原件 |
1 |
纸质 |
3.换届备案
|
序号 |
提交材料名称 |
原件/复印件 |
份数 |
纸质/电子 文件 |
要求 |
|
1 |
业主委员会换届备案表 |
原件 |
3 |
纸质 |
|
|
2 |
原业主大会业主委员会备案证书 |
原件 |
1 |
纸质 |
|
|
3 |
业主大会换届系列公告 |
原件 |
1 |
纸质 |
|
|
4 |
业主大会会议纪要 |
原件 |
1 |
纸质 |
|
|
5 |
《业主大会议事规则》 |
原件 |
1 |
纸质 |
|
|
6 |
《管理规约》 |
原件 |
1 |
纸质 |
|
|
7 |
《专项维修资金管理规约》 |
原件 |
1 |
纸质 |
|
|
8 |
业主委员会成员产权证明 |
原件 |
1 |
纸质 |
|
|
9 |
业主委员会第一次会议纪要 |
复印件 |
1 |
纸质 |
（三）申请文书名称
1、《业主委员会成立备案表》。
2、《业主委员会变更备案表》。
3、《业主委员会换届备案表》。
八、审批期限
总期限：受理后的20个工作日。
九、审批证件
审批证件为《业主大会、业主委员会备案证明》。
证件一式2份，分别存发证机关，申请人。
十、收费依据及标准
本审批事项不收费。
十一、申请人权利和义务
（一）申请人依法享有以下权利：
1.委托代理人提出申请行政审批的权利；
2.要求行政机关对公示的内容进行说明、解释的权利；
3.当场更正申请材料中错误的权利；
4.认为行政机关的具体行政行为侵犯其合法利益的，可以依法向有关行政机关申请行政复议；对行政复议决定不服的，可以依法提起行政诉讼的权利；
5.申请人也可以依法直接向人民法院提起诉讼权利；
6.其他依法享有的权利。
（二）申请人依法履行以下义务：
1.依法提出行政许可申请的义务；
2.提供真实材料、反映真实情况的义务；
3.积极配合审核人员审查的义务；
4.其他依法应当履行的义务。
十二、申请接收
（一）接收方式
窗口接收
接收部门名称：庙行镇房屋管理事务所（以下简称“受理窗口”）。
接收地址： 。
（二）接收时间
法定工作日工作时间，具体可通过上海市住房保障和房屋管理局网站或宝山区住房保障和房屋管理局公布的渠道查询。
十三、咨询途径
（一）窗口咨询
庙行镇房屋管理事务所
（二）电话咨询
市、宝山区住房保障和房屋管理局咨询电话，具体可通过上海市住房保障和房屋管理局网站或宝山区住房保障和房屋管理局公布的渠道查询。
庙行镇房屋管理事务所咨询电话：021-66983928
（三）网上咨询
市住房保障和房屋管理局网站或宝山区住房保障和房屋管理局网站或宝山区庙行镇人民政府网站。
（四）信函咨询
咨询部门名称：上海市住房保障和房屋管理局或宝山区住房保障和房屋管理局或庙行镇人民政府。
通讯地址和邮政编码：上海市宝山区长江西路2699号，邮编：200443。
十四、投诉渠道
（一）窗口投诉
上海市住房保障和房屋管理局或宝山区住房保障和房屋管理局信访投诉窗口或宝山区庙行镇人民政府信访投诉窗口。
（二）电话投诉
1、物业服务热线：962121。
2、上海市住房保障和房屋管理局：021-23111111转信访办。
3、宝山区住房保障和房屋管理局信访办：021-56676005。
4、庙行镇人民政府信访办：021-66988760
（三）网上投诉
市住房保障和房屋管理局网站或宝山区住房保障和房屋管理局网站或宝山区庙行镇人民政府网站。
（四）信函投诉
通讯地址和邮政编码：（1）上海市住房保障和房屋管理局信访办（地址：大沽路100号，邮编：200003）、（2）宝山区住房保障和房屋管理局信访办（地址：宝山区友谊路42弄东楼308室，邮编：201999）、（3）庙行镇人民政府信访办（上海市宝山区长江西路2699号，邮编：200443）
十五、办理方式
（一）新办
一般程序
1．业务描述
业主委员会自选举产生之日起三十日内，向庙行镇人民政府备案。申请人或委托代理人按照本办事指南规定，持相关申请资料至庙行镇人民政府受理窗口申请办理业主大会、业主委员会备案，受理窗口收件并受理后，转相关审查部门（人）对申请事项依法依规进行审核，出具审核意见后报审批负责人审批，由负责人签发审批结果。受理窗口将审批证件等办理结果送达申请人。
2．适用情形
业主大会、业主委员会备案的新办。
（二）备案变更
一般程序
1．业务描述
业主委员会的名称、所辖区域范围、成员、业主大会议事规则和管理规约发生变更的，业主委员会应当在三十日内向庙行镇人民政府办理变更备案手续。申请人或委托代理人按照本办事指南规定，持相关申请资料至庙行镇人民政府受理窗口申请办理业主大会、业主委员会备案，受理窗口收件并受理后，转相关审查部门（人）对申请事项依法依规进行审核，出具审核意见后报审批负责人审批，由负责人签发审批结果。受理窗口将审批证件等办理结果送达申请人。
2．适用情形
业主大会、业主委员会备案变更。
（三）换届备案
一般程序
1．业务描述
新一届业主委员会选举产生后，应当在三十日内向庙行镇人民政府办理换届备案手续。申请人或委托代理人按照本办事指南规定，持相关申请资料至庙行镇人民政府受理窗口申请办理业主大会、业主委员会备案，受理窗口收件并受理后，转相关审查部门（人）对申请事项依法依规进行审核，出具审核意见后报审批负责人审批，由负责人签发审批结果。受理窗口将审批证件等办理结果送达申请人。
2．适用情形
业主大会、业主委员会换届备案。
十六、决定公开
自作出决定之日起5个工作日内，由庙行镇人民政府公开审批结果。
附 录 1
办事流程示意图
业主大会、业主委员会备案办事流程示意图
附 录 2
业 主 委 员 会 成 立 备 案 表
业主委员会名称
备 案 日 期
备 案 证 号
填 表 须 知
一、备案的业主委员会，须按表内所列栏目认真填写。
二、本表请用蓝色或黑色墨水填写，字迹要清晰、工整。
三、本表内的时间、电话号码一律用阿拉伯数字填写。
四、本表中的“业权性质”填写为法人或自然人；“物业类型”填写为公寓（售后公房）、公寓（商品住宅）、花园住宅、商住楼、办公楼、商业用房、厂房、其他用房。
五、备案证编号以区县、街道（乡镇）为单位进行编号，如长宁区新华街道某业委会，备案证编号为：沪长新华第001号；业主大会代码由房管部门按照《关于统一编制房屋产业代码的通知》（沪房地资物［2001］301号）编制。
业主委员会基本情况
|
业主委员会名称 |
|||||||||||
|
主任姓名 |
业权性质 |
业主委员会委员 |
名 |
||||||||
|
副主任姓名 |
|||||||||||
|
业主委员会地址 |
|||||||||||
|
房屋出售单位 |
物业类型 |
||||||||||
|
物业服务企业 |
|||||||||||
|
物业管理区域 |
房屋座落： |
所属街道 |
|||||||||
|
四至范围： |
|||||||||||
|
总建筑面积： M2 |
出售率 % |
总套数： 套 |
出售率
% |
业主户数 |
出售日期 |
||||||
|
出售面积： M2 |
出售套数： 套 |
||||||||||
|
参加大会应到业主总人数 人，建筑物总面积 平方米（名册另附） 实到业主人数 人，占业主总人数的 %；建筑物面积 平方米，占建筑物总面积的 %（名册另附）。 |
|||||||||||
|
选举结果： |
|||||||||||
|
会议作出决定： 1、 2、 3、 4、 |
|||||||||||
|
业主委员会成员情况表 |
||||||
|
姓名 |
性别 |
出生年月 |
业委会分工 |
工作单位及职务 |
党派 |
联系电话 |
|
本届业委会为第一届，任期 年，自 年 月 日至 年 月 日 |
||||||
|
备注：上述成员另附本人房地产权证复印件一份。 |
||||||
|
备案人 说 明 |
本人受业主委员会委托提交以上材料，并保证真实。
提交人（签字）： 业主委员会主任（签字）： 年 月 日 年 月 日 |
|
|
居（村）民委员会 意 见 |
承办人： 负责人：
年 月 日 |
|
|
房屋行政管理部门意 见 |
业主大会代码：
承办人： 负责人：
年 月 日 |
|
|
备案 部门 意见 |
受 理 意 见 |
|
|
承办人： 年 月 日 |
负责人： 年 月 日 |
|
|
发放备案 证 日 期 |
年 月 日 |
|
|
备注 年 月 日 |
||
`业 主 委 员 会 换 届 备 案 表
业主委员会名称 （第 届）
备 案 日 期
备 案 证 号
填 表 须 知
一、换届备案的业主委员会，须按表内所列栏目认真填写。
二、本表请用蓝色或黑色墨水填写，字迹要清晰、工整。
三、本表内的时间、电话号码一律用阿拉伯数字填写。
四、本表中的“业权性质”填写为法人或自然人；“物业类型”填写为公寓（售后公房）、公寓（商品住宅）、花园住宅、商住楼、办公楼、商业用房、厂房、其他用房。
五、2011年4月1日前经区县房管部门备案的业主委员会，换届改选后其备案证编号以区县、街道（乡镇）为单位进行重新编号，如杨浦区五角场街道某业委会，备案证编号变更为：沪杨五角场第035号；业主大会代码不变。
业主委员会基本情况
|
业主委员会名称 |
|||||||||||
|
主任姓名 |
业权性质 |
业主委员会委员 |
名 |
||||||||
|
副主任姓名 |
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|
业主委员会地址 |
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|
房屋出售单位 |
物业类型 |
||||||||||
|
物业服务企业 |
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物业管理区域 |
房屋座落： |
所属街道 |
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|
四至范围： |
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|
总建筑面积： M2 |
出售率 % |
总套数： 套 |
出售率
% |
业主户数 |
出售日期 |
||||||
|
出售面积： M2 |
出售套数： 套 |
||||||||||
|
参加大会应到业主总人数 人，建筑物总面积 平方米（名册另附） 实到业主人数 人，占业主总人数的 %；建筑面积 平方米，占建筑物总面积的 %（名册另附）。 |
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|
选举结果： |
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|
会议作出决定： 1、 2、 3、 4、
|
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业主委员会成员情况表 |
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|
姓名 |
性别 |
出生年月 |
业委会分工 |
工作单位及职务 |
党派 |
联系电话 |
|
本届业委会为第 届，任期 年，自 年 月 日至 年 月 日 |
||||||
|
备注：上述成员另附本人房地产权证复印件一份。 |
||||||
|
备案人 说 明 |
本人受业主委员会委托提交以上材料，并保证真实。
提交人（签字）： 业主委员会主任（签字）： 年 月 日 年 月 日 |
|
|
居（村）民委员会 意 见 |
承办人： 负责人：
年 月 日 |
|
|
房屋行政管理部门意 见 |
承办人： 负责人：
年 月 日 |
|
|
备案 部门 意见 |
受 理 意 见 |
|
|
承办人： 年 月 日 |
负责人： 年 月 日 |
|
|
发放备案证 日 期 |
年 月 日 |
|
|
备注 年 月 日 |
||
业 主 委 员 会 变 更 备 案 表
业主委员会名称 （第 届）
备 案 日 期
备 案 证 号
填 表 须 知
一、变更备案的业主委员会，须按表内所列栏目认真填写。
二、本表请用蓝色或黑色墨水填写，字迹要清晰、工整。
三、本表中的下列事项为变更备案范围：
1、 业主大会、业主委员会名称；
2、 业主委员会办公场所；
3、 业主大会所辖区域范围；
4、 业主委员会主任、副主任；
5、 业主大会议事规则；
6、 管理规约；
7、 专项维修资金管理规约。
四、业主大会和业主委员会名称、区域范围的变更须另附相关管理部门的书面决定；业主大会议事规则、管理规约、专项维修资金管理规约的变更，须另附业主大会决议和大会通过的业主大会议事规则、管理规约、专项维修资金管理规约；业主委员会办公场所和业主委员会主任、副主任的变更，须另附业主委员会会议决定，其中业主委员会主任、副主任变更还需提供本人房地产权证复印件。
五、本表所称的“履行变更程序”，是指业主大会通过的程序或业主委员会会议通过的程序。
六、业主大会、业主委员会名称或者业主委员会主任、副主任变更的，应当同时变更备案证。其中，2011年4月1日前经区县房管部门备案的，其备案证编号以区县、街道（乡镇）为单位进行重新编号，如杨浦区五角场街道某业委会，备案证编号变更为：沪杨五角场第035号，业主大会代码不变。
业主委员会变更情况
|
业主委员会名称 |
|||||
|
备案证号 |
|||||
|
变更事项 |
变更前 |
变更后 |
|||
|
履行变更程序 |
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|
业主委员会主任签章：
年 月 日 |
业主委员会盖章：
年 月 日 |
||||
|
备案人 说 明 |
本人受业主委员会委托提交以上材料，并保证真实。
提交人（签字）： 业主委员会主任（签字）： 年 月 日 年 月 日 |
|
|
居（村）民委员会 意 见 |
承办人： 负责人：
年 月 日 |
|
|
房屋行政管理部门意 见 |
承办人： 负责人：
年 月 日 |
|
|
备案 部门 意见 |
受 理 意 见 |
|
|
承办人： 年 月 日 |
负责人： 年 月 日 |
|
|
发放备案证 日 期 |
年 月 日 |
|
|
备注 年 月 日 |
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业 主 委 员 会 注 销 备 案 表
业主委员会名称
备 案 日 期
备 案 证 号
填 表 须 知
一、注销备案的业主委员会，须按表内所列栏目认真填写。
二、本表请用蓝色或黑色墨水填写，字迹要清晰、工整。
三、本表内的时间、电话号码一律用阿拉伯数字填写。
四、本表中的“注销业主委员会原因”请选择相应栏目打“√”，如是“其他原因”请详细填写具体内容。
|
业主委员会名称 |
成立日期 |
||||||||||
|
办公场所 |
电 话 |
||||||||||
|
业主委员会主任 |
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|
注销业主委员会原因 |
|||||||||||
|
1 |
分 立 |
合 并 |
|||||||||
|
2 |
物业管理区域房屋全部被拆迁或灭失 |
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|
3 |
其他原因 |
||||||||||
|
清算组织主要组成人员 |
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|
姓名 |
工作单位 |
职务（职称） |
在清算组织中职务 |
||||||||
|
清 算 结 论 |
|||||||||||
|
业主委员会主任签章：
年 月 日 |
业主委员会盖章：
年 月 日 |
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|
房屋行政管理部门意 见 |
承办人： 负责人：
年 月 日 |
|
|
备案部门意见 |
承办人： 年 月 日 |
负责人： 年 月 日 |
|
收缴证书、印章、财务凭证记录：
承办人： 年 月 日 |
||