第一章 总则
第一条 为加强宝山高新区管委会（以下简称“园区”）档案管理工作，充分发挥其在园区管理中的作用，更好地为园区经济产业发展服务，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》，结合园区实际情况，制定本办法。
第二条 本办法所称的档案，是指园区在经济产业发展、开发建设、综合管理等各项工作、活动中直接形成的，对园区具有保存、利用价值和凭证依据作用的各种文书、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 园区档案工作实行集中统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整、准确与安全，便于各方面的利用。
第二章 组织架构
第四条 园区档案工作由行政主要领导主管，协管党政办领导分管。党政办负责组织园区档案的接收、归档、管理和利用，以及组织本单位大事记、年鉴、组织沿革等参考资料的编写等，园区各部门（条线）负责本部门（条线）档案的收集、整理、移交和日常管理，以及大事记、年鉴素材的定期提供等。
第五条 党政办设档案工作人员，负责园区档案的接收整理归档、日常管理，以及园区大事记、年鉴、组织沿革等参考资料的编写。
第六条 各部门（条线）负责人为档案工作联络员，负责本部门（条线）日常工作中产生的各类文件材料的收集整理、日常管理、移交，以及每季度提供大事记、年鉴素材等。
第三章 档案的收集和归档
第七条 机关档案包括：
（一）文书、科技（科研、基建、设备）、人事、会计档案；
（二）机关履行行业特有职责形成的专业档案；
（三）照片、录音、录像等音像档案；
（四）业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案；
（五）印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物档案；
（六）其他档案。
前款（一）（二）（三）项包含传统载体档案和电子档案两种形式。电子档案与传统载体档案具有同等效力。
第八条 收集范围：
（一）在日常公务活动中形成的归档文件材料（含实物、电子材料）；
（二）设立临时机构处理专项工作、处置突发事件、举办重要活动等形成的归档文件材料；
（三）承担重大建设项目、重大科研课题等形成的归档文件材料；
（四）所属机构撤销形成的归档文件材料；
（五）向社会和个人征集的、与园区有关文件材料等。
第九条 归档流程：
（一）年初由党政办通知各部门（条线）将上年度已办结完毕的文件材料等档案（归档材料应为原件）移交档案室，进行集中统一管理。每半年开一次工作推进会。
（二）各部门（条线）对各自应归档的文件材料进行整理、初步归档后，制作档案目录，于3月底前移交档案室。 会计档案由会计部门按年度整理，在财务部门保管一年后，于会计档案形成的第二年3月底前移交档案室。
（三）档案移交时，交接双方应根据目录认真核对，并在移交目录上签字。档案目录以及移交清单各一式两份，双方各执一份。
（四）凡接收进档案室的档案，档案工作人员应及时登记，做好统计台帐，消毒杀虫，入库排列上架。
（五）档案工作人员变动时，必须在办完档案、文件移交手续后，方可调离岗位。各部门（条线）档案联络员更换时，应及时做好工作交接。
第四章 档案的保管和利用
第十条 档案的保管
（一）档案工作人员要建立档案工作统计台帐，包括档案收进、移出、整理、保管的数量，还要做好档案利用情况的登记。严守党和国家有关保密工作规定，杜绝以各种形式泄露档案材料中有关保密的内容。
（二）档案库房要有防火、防盗、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫等基本设施，门、柜钥匙由档案工作人员专人管理，档案工作人员要定期检查档案的保管状况，并做好记录。
第十一条 档案的利用
（一）本单位各部门（条线）查阅档案资料，必须办好查阅登记手续。外单位前来查阅档案资料，必须持有证件或单位介绍信，并办好登记手续，方可查阅。
（二）查阅档案不得翻阅无关内容，未经许可不得擅自摘录和复制。查阅含有敏感信息的档案，须经档案分管领导批准并由档案工作人员代为查阅。
（三）查阅者必须爱护档案，不得随意抽、拆或在档案上圈、点、划线、涂改等。如有发现上述损坏情况，要及时追查，情节严重者，要依法查处。
（四）档案一般不外借，如有特殊情况，确需借出使用，必须经档案分管领导同意，办理借阅登记手续（提供复印件，如需加盖公章需主要领导同意），原件借出时间一般不超过3天，超过时间需办理续借手续，不得转借。
（五）摘录未向社会开放的档案资料，不得擅自向外泄露，如必须引用时应经主要领导批准。
第五章 附则
第十二条 本办法由园区党政办解释并制定附则。园区档案材料未按规定时间内归档的，可按此次《档案管理办法》进行归档。
第十三条 干部人事工作档案不属于本办法管理范围。
第十四条 本办法自发布之日起施行。园区委托监管企业参照本办法制定相应管理办法。
宝山高新区管委会
2024年8月13日
