上海市宝山区人民政府办公室转发关于区档案馆接收1989—1998年区有关单位档案方案的通知

各乡、镇人民政府，各街道办事处，区政府各委、办、局:
　　《关于区档案馆接收1989—1998年区有关单位档案的方案》已经区政府领导同意，现转发给你们，请认真执行。
　　特此通知

关于区档案馆接收1989—1998年
区有关单位档案的方案

　　为了丰富宝山区档案馆的馆藏，拓展区档案馆的服务功能，建立科学、合理的馆藏体系，更有效地为我区经济建设、社会各项事业和人民群众服务，根据《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》和《上海市区县档案馆接收档案范围暂行规定》等有关规定，决定在全区范围内接收1989－1998年间各处级单位形成的永久、长期保存的档案。现制订有关接收档案的范围、时间和要求等具体事项的方案如下：
　　一、接收范围
　　（一）1989－1998年间区委、区人大、区政府、区政协及区委、区政府所属各委、办、局和群众团体等机构在工作中形成的，具有永久、长期保存价值的各种门类、载体的档案。
　　（二）1989－1998年间区各街道党工委、办事处，各乡、镇党委、政府及其工作部门在工作中形成的，具有永久、长期保存价值的各种门类、载体的档案。
　　（三）1989－1998年间具有典型意义的基层单位在工作中形成的，具有永久、长期保存价值的各种门类、载体的档案。
　　（四）1989－1998年间区重点工程项目建设、重要科研项目、重大活动中形成的档案。
　　（五）属于区档案馆应接收的撤销单位的档案。
　　（六）经协商同意，接收或代存区民主党派机构形成的，具有永久、长期保存价值的各种门类、载体的档案。
　　（七）区委组织部管理的已故处级干部的人事档案。
　　（八）经协商同意，接收区属国有企业或转制企业在工作中形成的，具有永久、长期保存价值的各种门类、载体的档案。
　　（九）与立档单位有关的资料。
　　二、接收时间
　　（一）根据《上海市档案条例》“档案自形成起满十年，向区、县档案馆移交”的规定，结合宝山区实际情况，现决定接收建立宝山区以来，即1989年至1998年间各处级机关及有关单位形成的档案。区档案馆将分期分批接收拟进馆的档案（见附件１），如库房有限，先接收电子档案。
　　（二）撤销机构的档案和非常设机构组织或者承办的重要会议、重大活动的档案，应当自机构撤销或者会议、活动结束之日起六个月内向区档案馆移交，区档案馆将按规定随时接收。
　　（三）区属国有企业转制前的档案，在企业转制后六个月内经协商后移交进馆。
　　（四）被列入重要的专业档案、特色档案和依法可以随时向社会开放的档案，经协商可提前进馆。
　　（五）因保管条件恶劣，可能导致档案不安全或者严重损毁的，经区档案局核实同意，可提前进馆。
　　三、接收要求
　　总的要求：收集齐全，分类科学，组卷合理，装订美观、结实，录入准确，按时完成（详见附件２）。
　　具体要求：
　　（一）领导重视，措施落实。各单位要加强对这次档案移交工作的领导，落实专门人员，重视、支持档案的收集、鉴定、整理、录入和移交工作，并在物质上给予一定的支持，确保本单位档案移交工作的圆满完成。
　　（二）遵照法规，依法办事。国家和本市档案法规规定：任何单位或个人不得拒绝向档案机构移交应当归档的材料或者应当进馆的档案。需要延长档案移交期限的，应当经区档案局同意。
　　（三）认真整理，按时完成。被列入这次接收档案的单位应从收文之日起，组织力量，对原有档案进行一次全面的鉴定、整理，并将档案信息通过统一的软件或平台录入计算机。同时编写本单位全宗介绍。这项工作分3年完成，区档案馆将于每年10月底前组织验收。
　　为了保证进馆档案的质量和录入工作的顺利进行，区档案部门将组织相关业务培训。

　　附件1、宝山区档案馆档案接收单位名册
　　　　2、宝山区档案馆接收档案标准

附件1

宝山区档案馆档案接收单位名册

　　注：上述全宗号、全宗名称为2000年所定，参见《宝山区档案局关于印发区级机关、区属处级单位全宗号的通知》（沪宝档〔2000〕12号）。
　　其他档案：1、中国·上海宝山国际民间艺术节档案
　　　　　　　2、宝山区抗击“非典”档案
　　　　　　　3、宝山区乡镇撤村档案

附件2

宝山区档案馆接收档案标准

　　为了确保档案的完整性、系统性和进馆档案的质量，维护党和国家历史的真实面貌，实现档案管理的标准化、规范化和现代化，根据《机关档案工作条例》、《档案馆工作通则》及区档案馆的实际情况，特制定本标准。
　　第一条　各立档单位必须按全宗收集整理移交档案。凡反映本单位主要职能活动的各个门类（文书、科技、专业等纸质档案）、各种载体（录音带、录像带、照片、影片等声像档案）均应收集齐全，整理立卷，按规定向区档案馆移交。
　　第二条　全宗内档案分类要科学合理。一个全宗内的各类档案要根据本单位内部的机构设置、文件种类、数量等情况，做到类别设置合理，各类之间界限清楚，层次分明，归类准确，历年的分类方法应基本统一。
　　第三条　进馆档案的保管期限必须划分准确。
　　第四条　组卷应以“保持文件之间的历史联系，便于保管和利用”为原则，具体要求是：
　　1、同一类型、同一问题的文件要作为有机联系的一个整体立卷。
　　2、录音带、录像带、照片、影片等声像档案，应与文书档案统一整理、编目。
　　3、卷内文件数量要适当，案卷厚度一般不超过2厘米或200页。
　　4、卷内有铅笔、圆珠笔、复写纸书写、签署的文件和字迹褪变的文件，应进行复制，将原件与复制件整理在一起。
　　5、卷内文件排列要系统、有条理，保持文件之间的联系，一般可按问题、重要程度、时间顺序排列。
　　6、卷内文件材料统一编写页码，无文字处不编。
　　7、卷内目录上的项目要填写齐全，字迹工整、清晰。文件标题不能随意更改或简化，标题不确切的，应按文件内容另拟一个标题填上，以利查找。
　　8、卷内备考表应填写卷内需要说明的问题，立卷人、检查人要签名，以示负责。
　　9、案卷标题要简明确切，充分揭示卷内文件内容。标题一般应反映作者、问题、名称三部分，字数一般不超过50个字。案卷封面用毛笔或钢笔正楷书写，逐项填写清楚，字迹工整、清晰。全宗号、目录号、案卷号均按要求填写清楚。
　　10、案卷装订要结实、美观。卷内文件上无金属物，对破损的文件要进行修补。案卷的底边和右边要取齐（对不符规格的文件，要进行贴边托裱），用蜡线装订，不掉页，不倒页，不压住文件字迹。
　　第五条　各类档案卷皮、卷盒须使用国家标准统一规格制作的。
　　第六条　案卷排列应严格遵守案卷分类方案，每类内再按问题、重要程序、时间排列，力求保持卷与卷之间的有机联系，然后统一编写案卷顺序号，固定卷号。
　　第七条　进馆档案按保管期限（永久、长期）各编一本案卷目录，永久为“1”号目录，长期为“2”号目录，各自从“1”号起编，即采用大流水编号。
　　第八条　各单位必须编制全宗介绍，并随同档案一起移交进馆。
　　全宗介绍又称全宗指南。它一般包括立档单位沿革、全宗历史概况、档案成分和内容介绍3部分。
　　1、立档单位沿革。一般介绍立档单位的名称和性质，成立时间、地点及相关的历史背景，隶属关系、职能、任务和主要活动，领导人及其变动情况，内部机构设置和变动情况。如果立档单位已经撤销，则还要写清撤销的原因和时间，承担它职能的后续机构是哪个部门等。
　　2、全宗历史概况。主要介绍该全宗档案的来源、数量、起止时间和整理分类的情况，以及档案完整程度，鉴定、移交、销毁等方面的情况。
　　3、档案成分和内容介绍。这一部分应该是全宗介绍的核心和主体。可采用按立档单位的组织机构分类介绍和按专题分类介绍两种方法。成分介绍一般涉及档案来源、作者、档案形式及形成时间；内容介绍应结合所涉及的问题，介绍档案的重要程度、可靠程度、利用价值等方面的情况。
　　第九条　为适应现代化管理档案的需要，自2005年1月起，各单位在移交纸质档案的同时，必须移交与之配套的电子档案（案卷目录和文件目录录入，全文扫描）。区档案局将会同有关部门共同开发档案管理软件，供各单位使用。
　　第十条　各单位要编写案卷目录三份，经交接双方清点核对，两份交区档案馆，一份存移交单位。由交接双方签字盖章的交接单据一式两份，双方各执一份，以作凭证。

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